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베트남에서 법률 실무를 하다 보면 정부 기관에 서류를 제출할 때나 계약서를 체결할 때, 사소한 것으로 보이는 간인과 법인 인감 날인에 대한 질의가 의외로 많다.

또, 베트남에 법인을 설립하고 세금 관련 서류에 실제 서명을 하지 않고 서명 도장을 찍었다가 세무감사에서 지적을 받고 밤새워 서명한 경우도 있고, 회사의 대표자가 아닌 실무 담당자가 서명한 문서의 효력에 대해 소송에서 하나의 사안으로 다투기도 한다.

베트남에서 법인을 설립하기 위해 계획투자부(DPI)에 서류를 제출한 홍길동 대리는 투자자인 한국 회사의 법인 인감도장만 찍고 서류를 제출했다가 대표의 서명이 없다고 반려되었다.

다시 대표의 서명을 받고 법인 인감도 찍어 제출했는데 이번에는 인감 부분이 대표자 서명과 떨어져 있다는 이유로 또다시 서류를 보완하라는 통보를 받았다. 다시 서류를 보완해 제출하니 이번에는 서류 내용의 오타 때문에 또 서류를 보완해야 했다.

법인 설립은 그만큼 지연되었고, 홍 대리는 여러 번 회사 대표에게 서명을 받으며 질책을 당했다.

한국은 서명 없이 법인 인감만 날인하고, 미국은 법인 인감 도장 없이 서명만 하는 등, 법적 또는 관행적으로 서류에 인감 날인, 간인, 이니셜을 하는 것은 나라별로 다르다.

이렇게 법인 인감만 날인하거나, 서명만 하거나, 법인 인감과 서명을 하더라도 서로 겹치게 하지 않아서 다시 해외에서 베트남으로 문서를 재송부해야 경우도 발생하니 베트남식 날인과 간인에 대해 미리 숙지해야 하기를 권한다.

또, 인도와 중국 등에서는 수분~수 시간 후 글씨가 사라지는 펜(기화펜, 자동 퇴색펜)으로 작성한 계약서의 숫자나 서명이 변경되어 피해를 본 한인 기업의 사례도 있으니, 이를 반면교사(反面敎師) 삼아 직접 펜을 준비하는 것도 좋을 것 같다.

베트남 투자ㆍ창업자가 꼭 알아야 할 베트남 법

• 계약 체결 당사자가 회사인 경우는 그 회사에 대한 대표권을 가진 자의 행위를 통해 계약행위를 하는 것이다. 특히 베트남에서는, 대표권을 가진 자의 서명만을 기재하는 것은 회사와의 거래가 아닌 서명을 한 개인과의 계약으로 간주될 위험이 있고, 법인 인감만 찍는 경우도 계약의 효력에 문제가 있을 수 있다.

• 회사가 당사자인 계약서에는 대표자의 서명과 함께 법인인감도 찍는데, 인감은 서명 왼쪽 기준 ⅓을 걸치게 찍는다. [정부 기관의 사무 업무 관리를 위한 세부 안내 시행령(Decree 30/2020/ND-CP) 제33.1조]

• 종이 문서에 서명 시 파란색 잉크 펜을 사용하고, 바래기 쉬운 잉크를 사용하면 안 된다. [정부 기관의 사무 업무 관리를 위한 세부 안내 시행령(Decree 30/2020/ND-CP) 제13.6조]

• 정부 기관의 사무 업무 관리를 위한 세부 안내 시행령(Decree 30/2020/ND-CP)은 사기업의 문서가 아닌 정부 기관, 국영기업, 정치∙사회단체에만 적용된다. 정부 기관의 문서는 법적인 근거에 의해서이기도 하고, 쉽게 사본과 구분이 되어, 베트남에서 민∙관(民∙官) 모두 오랜 기간 관행적으로 계약서, 영수증 등 문서의 서명은 거의 대부분 파란색 펜으로 한다. (사실 적지 않은 나라에서 검은색이 아닌 컬러 펜으로 서명한다). 다른 색깔로 서명하는 경우 다시 파란색으로 서명할 것을 요구하는 경우도 있으니, 서명은 파란색으로 하는 것이 좋다.

• 이니셜을 하는 이유는 (i) 내부 규정상 각 단계별 검토자의 확인이 필요해서[예: 재무부 실무 규정에 대한 결정문(Decision 688/2020/QD-BTC) 제13조]; (i) 여러 장의 문서를 하나의 계약서로 특정하거나; (ii) 좀 더 명확하게 각 장을 검토하였다는 것을 보여주기 위해서 등 여러 목적이 있다.

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